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Wie man erfolgreich digitalisiert – Bottom-Up

2.08.2017 | Kommentare
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Auch im Jahr 2017 und dem Jahr 4 nach Ausruf des Megatrends Digitalisierung gibt es noch zahlreiche Geschäftsführungen und Vorstandsabteilungen, die Digitalisierung als hoch relevantes Managementthema verleugnen. Bereichsleiter, die den Druck von ihren immer digitaler agierenden Kunden, von neuen Wettbewerbern oder bedingt durch interne Ineffizienzen spüren, arbeiten sich meist vergeblich an dieser Meinungslage ab. Ohne Management Commitment kein Durchgriff, keine relevanten Budgets, kein bereichsübergreifender Blick auf aktuelle Digitalisierungsherausforderungen.

An diesem Punkt kann schon eine Ist-Aufnahme scheitern. Die daraus resultierende Verbitterung endet entweder im Stillstand oder im Lostreten zahlreicher, nicht abgestimmter, digitaler Einzelaktionen, je nach Bereich. Irgendwas will man ja tun und ein kleines Budget lässt sich in der gegenwärtigen wirtschaftlichen Situation oft auch dafür finden. Am liebsten natürlich ein innovatives Thema, das sich auch intern gut vermarkten lässt.

Für das Gesamtunternehmen ist dieser Aktionismus nur selten hilfreich und zwar nur dann, wenn die Idee wirklich gut ist und es zu ihrem Gelingen gehört, dass man klein, schlank und ohne Rücksicht auf Bestands-IT und Formalismusrunden einfach mal schnell startet. Um erfolgreich zu sein, bedarf das jeweilige Thema aber unbedingt auch der Zuweisung zur passenden Ressource und dem richtigen Budget.

Aber Ausnahmen bestätigen die Regel, daher möchte ich mich der Frage widmen, die vermehrt von engagierten Mitarbeitern aus dem mittleren Management gestellt wird:

„Wie bekomme ich meine Geschäftsführung von der Notwendigkeit der Digitalisierung überzeugt, oder wie kann ich das Thema selbst erfolgreich voranbringen?“

Bottom-Up zu digitalisieren bedeutet projektbezogen zu digitalisieren. Durch eine Analyse mithilfe der Belegschaft, können Lösungen für spezielle Anwendungen und Prozesse entwickelt werden. Ziel dieser Strategie ist eine Entwicklung weg von starren Prozessen, hin zu agilen Projekten. Denn laut dieser Studie scheitern Firmenprojekte in 64% der Fälle an einer unzureichenden Kooperation und Kommunikation zwischen den beteiligten Fachbereichen.

Diese Form der Digitalisierung bietet einen entscheidenden Vorteil gegenüber der Top-Down-Strategie: Durch die Impulse, die die Mitarbeiter an das Management abgeben, erhöht sich deren Sicherheit. Durch die Übertragung von Verantwortung wird das Selbstbewusstsein gestärkt und die Akzeptanz der Digitalisierung durch die Mitwirkung an eben dieser erhöht.

Change-Prozesse wie die Bottom-Up-Digitalisierung sind soziale, initiierte Prozesse, die in mehreren Schritten erfolgen. Eine gute Orientierung bietet auf diesem Gebiet nach wie vor die Pionier-Theorie des Psychologen Kurt Lewin. Das 3-Phasen-Modell kann Unternehmen in ihrer Digitalen Transformation unterstützen und vor Übersprungshandlungen bewahren.




1. Unfreezing, Vorbereitung auf eine Veränderung

Bezogen auf die anstehende Digitalisierung in einem Unternehmen, tritt das Management in dieser Phase mit den Mitarbeitern in Dialog, führt Diskussionen, erhält Impulse und teilt letztendlich Pläne und konkrete Maßnahmen der vorgesehenen Digitalisierungsstrategie mit. An dieser Stelle wird eine Analyse der bisherigen Unternehmensprozesse durchgeführt, wobei sich die Unterstützung durch die Belegschaft entwickelt. Die Systemstrukturen werden „formbar“, das Unternehmen bereitet sich Step by Step auf die Transformation vor.


2. Moving bzw. Change, die eigentliche Veränderung.

In diesem Schritt wird auf das neu entwickelte digitale Niveau hinübergeleitet. Alle Beteiligten werden an die neuen Techniken und Prozesse herangeführt. Die Leistungskurve des Unternehmens sinkt an diesem Punkt vorerst ab, da eine gewisse Eingewöhnungszeit benötigt wird, um sich an neue Gegebenheiten anzupassen. Dieser Leistungsabfall ist normal, kann jedoch durch eine sehr gute Vorbereitung in Phase 1 beeinflusst und damit gemindert werden. Beim eigentlichen Change zeigt sich also der Erfolg der vorangegangenen Kommunikation mit den Mitarbeitern. Je besser die Mitarbeiter bezüglich der digitalen Services informiert sind, desto weniger Fragen bleiben offen.


3. Freezing, die nachhaltige Etablierung.

Das kontinuierliche Leistungsniveau des Unternehmens muss wieder hergestellt werden, aus dem ursprünglichen Projekt wird ein Dauerauftrag, die digitalen Prozesse sind im Unternehmen etabliert. Der digitale Change hat bestenfalls zu einer Erhöhung des Leistungsniveaus beigetragen, sodass sich Effizienzsteigerung und größere Flexibilität positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken. Aufgabe des Managements ist es, darauf zu achten, dass die digitale Strategie konsequent verfolgt und von allen Mitarbeitern verinnerlicht wird. Denn erst wenn die Digitalisierung keine besondere Beachtung mehr im Arbeitsalltag verlangt, ist sie stabil und die Transformation gelungen.


Alternativ zu der beschriebenen Bottom-Up-Strategie, kann die Initiative zur Digitalisierung im Unternehmen auch von den Mitarbeitern selbst ergriffen werden. Ihre Chance liegt darin, ein bestimmtes und genau abgegrenztes Handlungsfeld zur Digitalisierung herauszugreifen. Am besten eignen sich dafür Bereiche, in denen ein großes Verbesserungspotenzial vorhanden ist und möglichst schnell Veränderungen sichtbar werden. Sichtbar müssen der Fortschritt und das erfolgreiche Ergebnis vor allem für die Geschäftsleitung sein, transparentes Arbeiten ist in diesem Zusammenhang sehr wichtig.

Ist das geschafft, können sich die Mitarbeiter erneut an das Management wenden und ihm mittels ausgewählter Key Performance Indicator (KPI) das Potenzial der Digitalisierung in diesem und weiteren Geschäftsbereichen aufzeigen.
Eine unterstützende Rolle können dabei externe Consultants spielen, die Inspirationen liefern, indem sie en detail beraten, weitere Möglichkeiten aufzeigen und diese letztendlich verifizieren.

Bottom-Up bleibt trotz der vielen Chancen für das Unternehmen der schwierigere Weg zur Digitalisierung. Aufgrund der fehlenden Unterstützung durch das Management kann vor allem bei bereichsübergreifenden Projekten nur schwer durchgegriffen werden. Oftmals scheitert es auch schon am Budget. Die größte Herausforderung liegt bei der Digitalisierungsstrategie aber darin, die Unternehmensleitung vom entwickelten Konzept und dessen Relevanz zu überzeugen und den kulturellen Change anzustoßen. Häufig liegen die eigentlichen Unternehmensziele fernab der Digitalisierungs-Projekte.


Bottom-Up zu digitalisieren kann für Unternehmen einen großen Mehrwert darstellen. Der Prozess von unten nach oben kann dynamisch und effizient sein, da die Mitarbeiter die Handlungsfelder der Unternehmen oft am besten kennen. Sie liefern wichtige Impulse zum Change Management und helfen der Geschäftsleitung, geeignete Ansatzpunkte zu finden. Hält man sich während der Transformation an einen genauen „Ablaufplan“ (wie beispielsweise das 3-Phasen-Modell von Lewin), so lässt sich schnell, aber nicht überstürzt, digitalisieren.
Auch die Mitarbeiter selbst haben die Möglichkeit, initiativ zu handeln und der Geschäftsleitung die Möglichkeiten der Digitalisierung anhand gelungener Transformationen in abgegrenzten Unternehmensbereichen aufzuzeigen.

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